Akým spôsobom podpíše v elektronickej schránke jedno podanie viacero osôb?

V prvom kroku potrebujete číslo elektronickej schránky každej osoby, od ktorej chcete, aby podpísala elektronický dokument. Číslo elektronickej schránky si od týchto osôb vypýtajte napr. osobne, telefonicky, e-mailom a podobne.

Číslo vašej elektronickej schránky má tvar E a 10-miestne číslo a môžete ho nájsť na dvoch miestach. Na úvodnej stránke vašej elektronickej schránky vpravo hore, v tzv. miniprofile, je pri vašom mene malá šípka, ktorá po kliknutí na ňu zobrazí aj číslo schránky. Alebo ho môžete taktiež nájsť v sekcii „Nastavenia“ v časti „Informácie o schránke“.

Ak už máte k dispozícii čísla schránok všetkých osôb, môžete vo vašej elektronickej schránke vytvoriť elektronický dokument. Kliknete
na tlačidlo „Vytvoriť správu“ vľavo hore, vyberiete službu, následne vyplníte elektronický formulár a na záver kliknete na tlačidlo „Podpis viacerými osobami“. Ďalším krokom je výber osôb, ktoré pridáte podľa čísel ich elektronických schránok, zadáte 6-miestny bezpečnostný osobný kód (BOK) a správu uložíte do rozpracovaných správ.

Osoba, ktorej udelíte prístup na podpísanie elektronického dokumentu, dostane správu do svojej elektronickej schránky s názvom „Udelenie prístupu na podpísanie“. V texte správy je uvedený hypertextový odkaz, po kliknutí naň sa zobrazí podanie, ktoré je potrebné podpísať.

Prístup k správe na účely podpísania dokumentu je umožnený len na obmedzený čas 48 hodín, preto je potrebné v tejto lehote stihnúť dokument podpísať, prípadne si ho stiahnuť. Keď už je dokument podpísaný, po kliknutí na tlačidlo „Dokončiť“ sa zruší udelený prístup
k podaniu.

Na urýchlenie a efektivitu celého procesu odporúčame, aby osoba, ktorá sprístupňuje správu, navrhla podpisujúcim osobám nastavenie notifikácií na prichádzajúce správy. Pomocou tejto možnosti nebudú musieť podpisujúce osoby čakať a každú chvíľu sledovať, či už prišla nová správa, ale dostanú upozornenie o prijatí novej správy. Viac informácií nájdete v súvisiacom dokumente „Návod na nastavenie oznámení v elektronickej schránke“.

Aby ste predišli situácii, že odošlete podanie skôr, ako je podpísané všetkými osobami, môžete si podpisy najskôr skontrolovať v časti „Detail správy“, prípadne cez „Overiť podpisy“. Prístupy môžete taktiež upravovať, či už pridať, alebo odobrať prístup napríklad v prípade zle zadaného čísla elektronickej schránky cez „Spravovať prístupy".

V praxi môže nastať situácia, že niektorá z požadovaných osôb nemôže podpísať úradný dokument, pretože nemá zriadenú elektronickú schránku (napr. cudzinec), alebo nemá alternatívny autentifikátor či prostriedok elektronickej identifikácie z iného štátu EÚ. V takýchto prípadoch môžete danej osobe stiahnuť a poslať aj nepodpísaný .xml súbor, avšak je potrebné, aby táto osoba použila aplikáciu, ktorá
z XML údajov vytvára formát XMLDataContainer podľa Prílohy č. 7Otvorí sa v novom okne Vyhlášky o štandardoch pre informačné technológie verejnej správyOtvorí sa v novom okne, inak nebude podanie akceptované. Po úspešnom podpísaní by vám osoba mala odovzdať/poslať súbor s jej pridaným podpisom späť
vo formáte „.asice" alebo „.sce".

Následne môžete tento podpísaný dokument nahrať priamo do elektronického podania alebo  podľa potreby priložiť do prílohy.